El CRM lee el buzón de cada persona por IMAP y liga lo que entra a la cartera. Cada mensaje se cruza por dirección contra los contactos y por dominio contra el sitio web de las organizaciones — saltando gmail y los dominios genéricos, que no identifican a ninguna empresa.

Sin ligar

Son los correos que el cruce no alcanzó. Se abren y se ligan a mano buscando el contacto; a partir de ahí quedan pegados a su ficha y la siguiente sincronización ya no los mueve. Los correos ligados aparecen además en la ficha del contacto y en la de la organización.

Mandar desde el CRM

• Deja el correo en el hilo del contacto y una actividad de tipo email, así que cuenta en la línea de tiempo. Escribir por fuera no deja ninguno de los dos rastros.
• Las plantillas llevan variables del destinatario: nombre, organización, la página de reservación de quien escribe.
• La firma se genera de la marca de la instancia o desde una plantilla propia; cada quien pone su puesto y su teléfono en Ajustes → Cuenta de correo.

Filtros por palabra

Sacan de la bandeja lo que nunca va a ser de un cliente: alertas, boletines, promociones. No borran: lo que atrapan se guarda marcado y se puede ver con «Ver los N filtrados». Ignoran mayúsculas y acentos, y cada regla lleva su contador de aciertos — una en cero está mal escrita o ya no hace falta.

Conectar la cuenta

Ajustes → Cuenta de correo: la dirección, el nombre visible, la firma, y los datos de IMAP y SMTP. La contraseña se guarda cifrada y nunca se vuelve a mostrar; dejar el campo vacío conserva la que estaba.

Gmail y Google Workspace ya no aceptan la contraseña normal por IMAP: hace falta una contraseña de aplicación de 16 letras, y para generarla la cuenta tiene que tener la verificación en dos pasos encendida.